Vinkkejä HR-asiantuntijalta - toimistotyö

Mitä toimistotyö on tänä päivänä? 

Uskon, että monissa yrityksissä työntekijät vaihtelevat työntekopaikkaa eri työpäivinä. Tutkimukset osoittavat nimittäin, että monet tekevät jatkossakin töitä etänä tai nk. toimistohubissa muutaman päivän viikossa.

Toimistoilla on siten erilainen rooli kuin aikaisemmin, jos ja kun jatketaan joustavaa ja etänä tehtävää työtä. Toimistot toimivat tällöin enemmänkin kokous- ja tapaamispaikkoina kuin mitä perinteisesti mielletään työpaikkoina. Toimistolle mennään tapaamaan työkavereita ja tekemään luovaa työtä yhdessä, ei niinkään normaaleja, yksin suoritettavia työtehtäviä varten – sellaisia, joita voidaan tehdä kotoa tai muualta käsin.

  

Mitkä ovat toimistolle paluun suurimmat hyödyt ja haasteet? 

Toimistolle paluun hyöty syntyy siitä, että monet ovat tehneet töitä kotoa käsin jo pitemmän aikaa. Sosiaalinen vuorovaikutus työkavereiden kanssa on jäänyt vähiin ja ammatilliset kehitysmahdollisuudet ovat olleet rajatut. Jotkut ovat saattaneet kokea työnteon yksinäiseksi. Työympäristö ei myöskään välttämättä ole ollut niin hyvä kuin aikaisemmin, eikä tilaa kunnon työpisteelle ole joka kodissa ollut.

Etänä on voinut olla vaikeaa kehittää yritystä sekä sen liiketoimintaa, organisaatiota ja työtapoja, kun työntekijät ovat olleet eri paikoissa. Spontaaneja kohtaamisia on ollut vaikea saavuttaa digitaalisten medioiden kautta. Luovuutta vaativat yhteistyötehtävät ovat olleet haasteellisia.

Kotitoimiston edut muuttuvat haasteiksi, kun palataan toimistolle. Monella voi olla pitkä työmatka, joka taas joudutaan tekemään. Kaikkien pitäisi tuntea olonsa mukavaksi, kun taas ollaan yhdessä muiden ihmisten kanssa. Näihin asioihin olisi hyvä löytää ratkaisu uudessa arjessa.

 

Mikä tulee mielestäsi olemaan suurin muutos tulevaisuuden toimistotyössä? 

• Pienemmät työtilat ja vähemmän työpisteitä.
• Enemmän pienempiä neuvottelutiloja, joissa on hyvät internetyhteydet ja tekniset laitteet digitaalisia kokouksia varten. 
• Enemmän mukavia kohtaamispaikkoja, joissa voidaan seurustella ja pitää luovia kokouksia. 
• On yleisempää, että yritykset vuokraavat työpisteet ja yhteistyötilat kaupungin keskustan ulkopuolella sijaitsevista toimistohubeista. Nämä toimivat kotitoimiston ja perinteisen, mahdollisesti aikaisempaa pienemmän toimiston täydennyksenä. Näin vähennetään samalla myös kiinteistökuluja.

 
Koska toimisto toimii jatkossa sosiaalisena kohtaamispaikkana sekä tilana innovaatioille ja luovuudelle, tarve perinteisille työpisteille muuttuu. Kiinteitä työpisteitä ei tarvita yhtä paljon, ja monet yritykset ovat puhuneet siitä, kuinka toimistotiloja pienennettäisiin tai vähennettäisiin. Toisaalta tiloja tarvitaan sosiaaliselle vuorovaikutukselle, ajatusten vaihtoon sekä innovointia varten.

Digitaaliset kokoukset jatkuvat varmasti pandemian jälkeenkin. Siksi on tärkeää, että toimistosta löytyy digitaalisiin kokouksiin sopivia tiloja, kuten runsaasti pienempiä huoneita, joissa on hyvät internetyhteydet ja tekniset laitteet.
 

Paras vinkkisi toimistotyöhön?

Työnantajalla on suuri vastuu varmistaessaan, että työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi palatessaan toimistolle, ja suunnitellessaan työympäristöä uudestaan tämänhetkisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin.

Tarkista tekniset laitteet ja tarjoa työntekijöille parhaat mahdolliset edellytykset yhteistyöhän– myös etä- ja toimistotyöntekijöiden välillä. Teknisten edellytysten varmistaminen vie aikaa ja resursseja.

Järjestä yhteisiä tapaamisia ja varmista, että työntekijät näkevät toisiaan jatkuvasti. Työpajat, lounaat ja kahvitauot ovat tärkeitä elementtejä, kun luodaan ja ylläpidetään yhteishenkeä ja yhteistä yrityskulttuuria.

Käy työtilat läpi ja paranna yhteisiä tiloja, etenkin sosiaalisia kohtaamispaikkoja. Hyvä työympäristö sekä viihtyisät tilat ovat kilpailuetu jatkossa jo rekrytoinnin kannalta katsottuna.