Digitaaliset hybridikokoukset
Mitkä ovat digitaalisten hybridikokousten haasteet? Kun osa työntekijöistä ovat etätyössä ja osa fyysisesti läsnä työpaikalla, tilanne on hankala. Digitaalisissa hybridikokouksissa etenkin tekniset ratkaisut, kuten miten jakaa näyttö monen osallistujan ollessa paikan päällä yhden ruudun ääressä, ovat tärkeitä.
Useimmat työntekijät ovat tänä päivänä tottuneet digitaalisiin kokouksiin ja niihin osallistumiseen. Olemme panemian aikana oppineet sopeutumaan teknologiaan ja eri työskentelytapoihin. Olemme esimerkiksi tottuneet eri tilanteisiin, kuten siihen, miten toimitaan, kun eri henkilöt puhuvat toistensa päälle digitaalisessa kokouksessa.
On myös asioita, joista voi olla hyötyä digitaalisten hybridikokousten pitämisessä. Maalaisjärjellä ja käytöstavoilla pääsee luonnollisesti jo pitkälle. Alta löydät muutaman vinkin, joiden avulla voit parantaa kokousten laatua ja hybridikokousten tunnelmaa.
1. Testaa tekniikka hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua. Näin ehdit ratkaista mahdolliset tekniset ongelmat jo ennen kokouksen alkamista. Varmista, että kaikki osallistujat ovat tietoisia, mikäli heidän kuuluu ladata ohjelma tai luoda käyttäjätili kokousta varten.
2. Kokouksessa kannattaa olla yksi näyttö per osallistuja, vaikka monta henkilöä istuisi samassa tilassa tai toimistossa. Muuten on riski, että etäällä istuvat osallistujat kokevat itsensä ulkopuolisiksi, koska kaikilla etätyöntekijöillä on oma näyttö. Heiltä voi jäädä huomaamatta tai kunnolla kuulematta tärkeitä asioita, jotka sanotaan kameran takana.
On myös asioita, joista voi olla hyötyä digitaalisten hybridikokousten pitämisessä. Maalaisjärjellä ja käytöstavoilla pääsee luonnollisesti jo pitkälle. Alta löydät muutaman vinkin, joiden avulla voit parantaa kokousten laatua ja hybridikokousten tunnelmaa.
1. Testaa tekniikka hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua. Näin ehdit ratkaista mahdolliset tekniset ongelmat jo ennen kokouksen alkamista. Varmista, että kaikki osallistujat ovat tietoisia, mikäli heidän kuuluu ladata ohjelma tai luoda käyttäjätili kokousta varten.
2. Kokouksessa kannattaa olla yksi näyttö per osallistuja, vaikka monta henkilöä istuisi samassa tilassa tai toimistossa. Muuten on riski, että etäällä istuvat osallistujat kokevat itsensä ulkopuolisiksi, koska kaikilla etätyöntekijöillä on oma näyttö. Heiltä voi jäädä huomaamatta tai kunnolla kuulematta tärkeitä asioita, jotka sanotaan kameran takana.
3. Kerro selkeästi kokouksen tarkoitus, agenda sekä odotukset ennen kokousta. Muista kokouksen aikana pitää katsekontakti keskustelukumppanisi kanssa, aivan kuten kasvotusten.
4. Varaa aikaa tauoille ja ilmoita selkeästi ennen kokousta, milloin tauot ovat. Jos kokous on pitempi, osallistujat voivat helposti väsyä ja menettää keskittymiskykynsä digitaalisissa kokouksissa. Siten osallistujat menettävät myös mielenkiintonsa, eikä asia saa tarvitsemansa huomiota.
5. Varmista, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus puhua ja ottaa asioihin kantaa. Chat-toiminto on kätevä, sillä sen kautta kaikki voivat osallistua kokoukseen eikä chat-viesti keskeytä puhujaa.
4. Varaa aikaa tauoille ja ilmoita selkeästi ennen kokousta, milloin tauot ovat. Jos kokous on pitempi, osallistujat voivat helposti väsyä ja menettää keskittymiskykynsä digitaalisissa kokouksissa. Siten osallistujat menettävät myös mielenkiintonsa, eikä asia saa tarvitsemansa huomiota.
5. Varmista, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus puhua ja ottaa asioihin kantaa. Chat-toiminto on kätevä, sillä sen kautta kaikki voivat osallistua kokoukseen eikä chat-viesti keskeytä puhujaa.
Uutiset ensimmäisten joukossa
Haluaisitko saada tietoa tuoteuutuuksista ja ajankohtaisista tarjouksista sekä vinkkejä työympäristön parantamiseen? Tilaa uutiskirjeemme ja saat ajankohtaiset uutiset suoraan sähköpostiin.Ole hyvä ja odota...
*Klikkaamalla "Tilaa uutiskirje" vahvistan, että olen tutustunut tietosuojakäytäntöön ja suostun henkilötietojeni käsittelyyn.
