Vinkkejä valkotaulun käyttöön kokouksissa

Perinteinen valkotaulu voi olla mainio työväline kokouksissa, tuote-esittelyissä, aivoriihissä ja muissa palavereissa. Taululle kirjoittaminen ja piirtäminen ovat hyvä tapa visualisoida ajatuksia, ideoita tai viestejä. Löydät alta kahdeksan vinkkiä valkotaulun käyttöön. Näin saat kokouksen osallistujat kiinnostumaan agendasta ja osallistumaan kokoukseen aktiivisemmin.

1. Käytä hyviä valkotaulutusseja. Monille on tuttua, kuinka harmillista on, kun valkotaulutussin muste loppuu kesken esityksen. Välillä väri taas ei näy selkeästi valkotaululla. Kokoustilaan kannattaa hankkia uudet, laadukkaat valkotaulutussit sellaisissa väreissä, jotka on helppo nähdä myös kaukaa valkoiselta valkotaulupinnalta.

2. Keskity agendaan. Luovissa kokouksissa ja avoimissa keskusteluissa on helppo poiketa käsiteltävistä asioista. Auta kokouksen osallistujia keskittymään asiaan kirjoittamalla aluksi taululle päämäärät, tavoitteet ja/tai kysymykset, joihin on vastattava palaverin aikana.

3. Hidasta vauhtia. Taululle kirjoittaminen tai piirtäminen on kuin puhuisi yleisön edessä. Jos kiirehdit, voit antaa vahingossa epävarman vaikutelman. On mahdollista, että lopputulos on sekasotku, joka vain hämmentää muita kokouksen osallistujia. Vauhtia kannattaa siis hidastaa ja käyttää tarpeeksi aikaa viestin havainnollistamiseen.

4. Käytä aikaa kirjoittamiseen, jotta tekstistä tulee selkeää. Tämä liittyy edelliseen kohtaan. Kirjoita vain keskeiset lauseet ja vältä pitkiä kappaleita. Kirjoita selkeästi, jotta kaikki ymmärtävät tekstiäsi. Harjoittele tarvittaessa kirjoittamista taululle ennen kokousta.

5. Opettele piirtämään yksinkertaisia kuvakkeita. Kuvia on usein helpompi muistaa kuin tekstiä. Opettele piirtämään käytännöllisiä kuvakkeita, joita voit käyttää visuaalisina vertauskuvina eri tilanteissa.

6. Pyyhi jatkuvasti pois. Oletko siirtynyt yhdestä aiheesta seuraavaan? Pyyhi pois kaikki tarpeeton taululta. Näin saat lisää kirjoitustilaa - ja samalla poistat keskittymistä haittaavat häiriötekijät, jolloin kokouksen osallistujilla on helpompi pitäytyä ajankohtaisessa aiheessa.

7. Järjestä aivoriihi. Valkotaulu on mainio apuväline aivoriihissä. Keskustelun aikana huomataan usein, että esiin nousevia ajatuksia ja ideoita on mahdollista luokitella. Niiden järjestäminen sarakkeisiin tai osioihin taululla voi olla hyvä visuaalinen apuväline muistiinpanojen ottamisessa.

8. Paikka myöhemmin käsiteltäville asioille. Tuleeko kokouksessa esille ideoita tai kysymyksiä, jotka eivät liity käsiteltävänä olevaan aiheeseen? Kirjoita nämä asiat ylös taululle erilliseen osaan esimerkiksi laitaan, jolloin ne pysyvät muistissa ja niihin voidaan palata sopivana ajankohtana. Valkotaulun muistiinpanoista voi tarvittaessa ottaa valokuvan, jotta aiheet jäävät talteen myöhempää kokousta varten.