Kokoushuoneen sisustus
Toimivan neuvotteluhuoneen sisustuksen ensimmäinen askel on tarvekartoitus. Jotta lopputulos vastaisi tarvetta, on tiedettävä huoneen tarkoitus – minkälaisiin kokouksiin huonetta käytetään? Kun tarkoitus on tiedossa, erilaiset tarpeet on mahdollista pilkkoa pienempiin osiin ja selkeisiin kysymyksiin, kuten:
- Kuinka monta istumapaikkaa huoneessa tarvitaan?
- Mitä kokoustekniikkaa kokoushuoneessa tulisi olla?
- Minkälaiset neuvottelukalusteet sopivat parhaiten tilaan?
- Tarvitaanko pehmustettuja ja siten mukavia neuvottelutuoleja vai riittääkö yksinkertaisemmat, pinottavat kokoustuolit? Ehkä tarvitaan molempia?
Yhdessä kokoushuoneessa yksi iso kiinteä neuvottelupöytä voi toimia parhaiten, mutta toista neuvotteluhuonetta saattaa palvella paremmin useista pienistä pöydistä muodostuva joustava kalusteratkaisu.
– Niitä yhdistämällä ja erottamalla voidaan sitten helposti rakentaa esimerkiksi U-muotoinen pöytämuodostelma, tai pöydät voi tarvittaessa yhdistää ja erottaa toisistaan pienryhmiä varten, sanoo Camilla Hassbjer, sisustuskonsultti ja projektipäällikkö, joka on erikoistunut yritysten ja julkisten tilojen tarpeisiin.
Tekstiilit parantavat äänimaisemaa
Toimivan neuvotteluhuoneen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat ääniympäristö ja valaistus.
– Kuuntele kokoushuoneen akustiikkaa ja pehmennä sitä tarvittaessa tekstiileillä, esimerkiksi matoilla ja verhoilla. Voit vaikuttaa huoneen äänimaisemaan myös kalustevalinnoilla, Camilla huomauttaa. Valitse esimerkiksi tekstiiliverhoillut neuvottelutuolit ja kokeile kokouspöydäksi AJ Tuotteiden akustista neuvottelupöytää.
Valaistuksessa Camilla itse suosii epäsuoraa valaistusta.
– Valaistuksen suhteen työskentelen itse mieluiten epäsuoran valon kanssa, sillä se tuo huoneeseen miellyttävän tunnelman. Epäsuora valaistus rakentaa huoneeseen pehmeyttä ja lämpöä, jolloin huone ei tunnu niin sieluttomalta ja kovalta. On hyvä, jos valoa voidaan himmentää tai kirkastaa toiminnan mukaan.
Tekniset laitteet ja muut työvälineet
Neuvotteluhuoneessa tarvittavat tekniset laitteet kannattaa ajatella osaksi huoneen sisustusta jo alusta lähtien. On hyvä pohtia esimerkiksi miten tekniset laitteet ja niiden johdot saadaan sijoitettua siten, ettei niihin kompastu. Myös kokoukseen osallistujilla on usein omia laitteita ja johtoja mukana. Miten niiden käyttö ratkaistaan, jotta voidaan välttyä lattialla ja pöydällä risteileviltä johdoilta? Käytä johtokoreja pöydän alle, johtopidikkeitä ja työtasoon upotettavia pistorasioita, niin järjestys pysyy yllä ja tila siistinä.
– Sisustajana pyrin aina siihen, että johdot näkyvät mahdollisimman vähän. Mielestäni jokaisessa tilassa, jossa käytetään tekniikkaa, tulisi aina käyttää myös johtolaatikoita tai pöytään integroituja pistorasiapaneeleja. Ne pitävät ympäristön huomattavasti siistimpänä ja turvallisempana, Camilla miettii.
Camilla muistuttaa myös perinteisistä neuvotteluhuoneen työvälineistä. Hän kertoo, että teknisten laitteiden ohella neuvotteluhuoneessa olisi hyvä varautua myös perinteisiin viestintävälineisiin, jotta ajatuksia voisi jakaa tarvittaessa piirtämällä tai kirjoittamalla. Neuvotteluhuoneeseen kannattaa siksi tuoda myös ainakin fläppitauluja ja valkotauluja. Kun käytetään valkotaulua, viestiä on helppo tehostaa kätevän suunnittelusarjan avulla, johon kuuluu magneettisia nuolia, numeroita ja merkkejä.
Neuvotteluhuoneen värimaailma
Camilla ohjeistaa pohtimaan huoneen luonnetta värien valinnassa: millainen on huoneen lattia? Entä seinät; onko niissä tapetti vai tietyn värinen maali?
Kun huonetta sisustetaan, olisi hyvä pyrkiä pitämään materiaalit ja värit tasapainossa. Camilla itse kertoo käyttävänsä värejä aina maltillisesti kokoustiloissa.
– Kannattaa muistaa, että jokainen meistä tuo jo omalla persoonallaan lisää väriä huoneeseen, hän vinkkaa.
Lue lisää toimiston värisuunnittelusta
Vinkkejä onnistuneeseen konferenssiin
- Suunnittele konferenssi ajoissa.
- Tarkista, että tekniset laitteet toimivat.
- Selkeä agenda varmistaa, että osallistujat voivat valmistautua konferenssiin.
- Lisää aikatauluun monia lyhyitä taukoja.
- Pidä kiinni aikataulusta, jotta poikkeamat eivät häiritse osallistujia.
- Agendassa on hyvä olla vähintään yksi interaktiivinen toiminta. Näin osallistujat pystyvät paremmin keskittymään koko päivän.
- Mukavat konferenssituolit ovat tärkeitä pitempiaikaisten kokoontumisten aikana.
