Näin suunnitellaan palkittu työympäristö: "Aloita tutkimuksesta"
Monille ihmisille toimisto – heti kodin jälkeen – on paikka, jossa vietetään eniten aikaa. Siksi voisi kuvitella, että työympäristön suunnitteluun tulisi kiinnittää vähintään yhtä paljon huomiota kuin koteihimme.
Viime vuosina tämä oivallus, että toimisto ei ole vain työpaikka, vaan osa suurempaa kokonaisuutta, on alkanut saada jalansijaa.
Yksi henkilö, joka on omakohtaisesti kokenut työpaikan muuntamisen tämän ajattelun pohjalta, on Heléne Lidström, joka toimii nyt työympäristöstrategina Castellumilla. Aiemmin hän toimi ruotsalaisen markkinointijohtajana suuressa globaalissa IT-yrityksessä ja huomasi, että teknologia oli muuttanut ihmisten arkea merkittävästi vuosien varrella, mutta työpaikat eivät olleet pysyneet perässä:
– Toimistomme näyttivät edelleen siltä kuin puhelimet olisivat olleet kiinni seinässä johdon avulla, hän sanoo.
Nykyään joustavuus, hyvinvointi, luovuus ja innovaatio ovat melko yleisiä avainsanoja, kun yritykset suunnittelevat toimistoympäristöjä. Mutta silloin, kun Heléne Lidström halusi suunnitella toimistonsa uudelleen, tilanne oli erilainen.
Suuressa monikansallisessa IT-yrityksessä toimiston toimintaa ei ollut arvioitu pitkään aikaan, ja sen huomasi. Vaikka tilaa oli runsaasti, monet kokivat sen ahtaaksi.
– Mutta todellisuudessa se ei ollut. Ongelma oli, että meillä oli 600 työntekijää ja saman verran työpöytiä, vaikka vain 30 prosenttia oli käytössä milloin tahansa. Emme olleet optimoineet tilaa tarpeidemme mukaan.
Vaihtelu on avain hyvään työympäristöön
Kun Heléne Lidström ehdotti toimistojen radikaalia muutosta työntekijöiden hyvinvoinnin ja tuottavuuden lisäämiseksi, hän kohtasi aluksi skeptisyyttä ja huolta. Parhaan mahdollisen tuloksen saavuttamiseksi hän varmisti, että projektilla oli tieteellinen perusta:
– Tässä projektissa työskentelin paljon mielen hyvinvoinnin lautasmallin kanssa, jonka mukaan mieli tarvitsee seitsemän osatekijää voidakseen hyvin: unta, fyysistä aktiivisuutta, keskittynyttä aikaa, reflektiivistä aikaa, sosiaalista vuorovaikutusta, leikkisyyttä ja palautumista. Lisäksi teimme perusteellisen tarpeiden analyysin selvittääksemme, mitä tarpeita ja toiveita työntekijöillämme oli, hän sanoo.
Mielen hyvinvoinnin lautasmallin kehittivät kaksi amerikkalaista tutkijaa, David Rock ja Daniel Siegel. Heidän mukaansa hyvä aivoterveys ja elämän tasapaino vaativat seitsemän päivittäistä osa-aluetta tai toimintaa. Avain on monipuolisuus – aivan kuten emme mielellään söisi samaa ruokaa joka päivä.
Uni on esimerkiksi selvästi ratkaisevaa, mutta aivojemme toiminnan kannalta tarvitsemme myös aikaa keskittyä häiriöttömästi sekä mahdollisuuden "leikkiä" tai kohdata uusia kokemuksia avoimin mielin.
Samoin jokaisen yksilölliset tarpeet ovat erilaisia ja voivat myös muuttua ajan myötä. Tärkeää on, kuten Daniel Siegel korostaa, että kaikkia toimintoja tulisi olla tarjolla joka päivä, vaikka vain lyhyeksi aikaa.
Toimistoissa tämä voi tarkoittaa erilaisten vyöhykkeiden tarjoamista tehtävän mukaan. Luovat kokoukset onnistuvat usein paremmin, kun osallistujat voivat kokoontua rentoihin ja mukaviin tiloihin, kun taas keskittymistä vaativat työt tarvitsevat rauhallisempia alueita.
– Kun luodaan eri vyöhykkeitä, mielestäni on tärkeää uskaltaa valita erilaisia materiaaleja eri tiloihin, kuten laminaattia, RAL-värejä, huonekaluverhoiluja ja verhoja. Tämä luo selkeyttä siitä, mitä kussakin vyöhykkeessä tapahtuu, mutta samalla voi luoda yhtenäisen kokonaisvaikutelman, sanoo Philip Götesson, projektimyyjä AJ:lla.
Hän korostaa, että joustavuutta ja vaihtelua voidaan luoda muillakin tavoilla kuin vyöhykkeillä:
– Kokoukset vievät monilla ison osan työajasta. Mutta tietenkin kokouksia on eri tyyppisiä. Yleisin kokous on 2–4 osallistujan kokous, ja silloin ratkaisu on pienempi kokoustila. Myös pienet puhelinkopit, joissa voi ottaa puhelun tai videoneuvottelun, ovat tärkeitä. Joustavuuden lisäämiseksi on hyvä, että nämä tilat ovat varattavissa.
Hän pitää myös tärkeänä, että työpaikka – ja työasento – valitaan tehtävän mukaan:
– Lyhyiden jaksojen aikana jopa akustinen sohva tai läppäripöytä voi olla paras työpaikka, hän sanoo.
"Uusi toimisto" kansainväliseksi menestykseksi
Työympäristö, jonka Heléne Lidström auttoi kehittämään, siirtyi vaiheesta, jossa tarjolla oli vain työpöytiä ja kokoushuoneita, tilanteeseen, jossa oli monenlaisia vyöhykkeitä ja kokoustiloja eri tarpeisiin. Esimerkiksi "puistossa" sai työskennellä avoimessa ja vihreässä ympäristössä, "kirjastossa" hiljaisuudessa ja "urheilubaarissa" musiikki virtasi kaiuttimista. Toimistosta tuli pian kansainvälinen sensaatio.
Heléne Lidströmille ja hänen kollegoilleen tuli jo varhain vahvistus siitä, että he olivat oikealla tiellä työpaikan uudistamisessa:
– Yhtäkkiä palkintoja, kuten Ruotsin paras työpaikka ja Ruotsin tyylikkäin toimisto, alkoi sataa, ja sain vieraita kaikkialta maailmasta, hän kertoo.
Yritys mittasi sekä työntekijöiden kokemuksia että työskentelyä nähdäkseen, vaikuttiko uusi toimisto tosiasiassa hyvinvointiin ja tuottavuuteen.
– Ei ole aina niin, että näkee merkittävän parannuksen sekä tyytyväisyydessä että tuloksissa työpaikalla, mutta näin kävi tässä. Se oli menestys.
Lautasmallin seitsemän osaa
- Uni
Kun nukumme, aivot saavat palautumisaikaa, ja päivän aikana opittu ja koettu jäsentyy. - Fyysinen aktiivisuus
Liikunta vahvistaa aivojen terveyttä monin tavoin – ja vaikuttaa myös positiivisesti uneen. - Keskittymisaika
Kun keskitymme tehtävään täysin häiriöttä ja tavoitteellisesti, aivomme voivat luoda syviä yhteyksiä. - Reflektiivinen aika
Hiljainen pohdinta ja keskittyminen aistimuksiin, tunteisiin ja ajatuksiin voi lisätä aivojen eri osien välistä yhteistyötä. - Sosiaalinen vuorovaikutus
Ihmissuhteet ovat tärkeitä, myös aivoille sekä fyysiselle ja henkiselle hyvinvoinnillemme. - Leikkisyys
Spontaanit, luovat ja uudet kokemukset voivat auttaa luomaan uusia yhteyksiä aivoihin, Daniel Siegelin mukaan. - Palautuminen
Aivojen rentouttaminen ja ajatusten harhailu on hyödyllistä, koska se antaa meille mahdollisuuden "ladata akkuja."
Ergonomi luettelee viisi fyysistä terveystekijää
Apua kalustamiseen suunnittelutiimiltamme
Kaipaatko apua toimiston kalustamisessa? Projektipalvelun ammittilaisemme auttavat sisustamaan inspiroivan ja toimivan työpaikan, jossa huomioidaan myös terveyttä edistävät asiat. Projektipalvelumme auttaa tarvittaessa koko kalustusprojektissa suunnittelusta asennukseen – veloituksetta.Uudet artikkelit suoraan sähköpostiin
Lähetämme viikoittain uutiskirjeemme uutiskirjeen tilaajillemme. Kirje sisältää mm. artikkeleita, osto-oppaita, sisustusvinkkejä ja ajankohtaisia kampanjoita.että olen lukenut tietosuojakäytännön.
