Mieti toimintoja ja saat hyvin suunnitellun toimiston
Viihtyisä vastaanotto sekä asiakastilat
Sisäänkäynti ja aula vastaanottotiloineen ovat pääosin kokoontumispaikkoja. Työntekijät, asiakkaat, toimittajat, kuljetukset – kaikki otetaan vastaan näissä tiloissa. Koska täällä puhutaan paljon, intensiiviseen yksilötyöhön tarkoitettuja työpisteitä tai hiljaisia työtiloja ei kannata sijoittaa vastaanottotilojen läheisyyteen.
Neuvotteluhuoneen kannattaa sen sijaan olla lähellä sisäänkäyntiä, jotta toimitiloissa liikkuvat vieraat eivät häiritse töitä tekeviä työntekijöitä.
Miten luodaan hyvä ensivaikutelma sisäänkäynnillä? Vieraista kannattaa ensisijaisesti huolehtia kunnolla. Miehitetty vastaanotto toivottaa vieraat tervetulleiksi ja ohjaavat heidät oikeaan paikkaan.
Jos yrityksessäsi ei ole vastaanottoa, kannattaa tehdä selkeät ja näkyvät kyltit ensimmäistä kertaa vieraileville, jotta he tietävät, missä ilmoittaudutaan ja miten toimia.
Seurustelua, tapaamisia ja leikkiä oleskelutiloissa
Sisäänkäyntiä voidaan jatkaa oleskelutilana, josta löytyy viihtyisät julkisen tilan sohvat ja nojatuolit. Niin vieraat kuin työntekijät voivat käyttää samaa tilaa, kun kalustus on joustava ja monikäyttöinen. Sen lisäksi, että oleskelutilaa käytetään kahvitauoilla ja seurusteluun, se sopii myös epävirallisiin palavereihin niin työntekijöiden kesken kuin asiakkaiden kanssa.
Jos tilaa on tarpeeksi, oleskelutilaan voidaan lisätä leikkisyyttä, kuten vaikka pingispöytä. Liikunta ja työtehtävistä irtautuminen tuo mukanaan iloa ja energiaa, ja parantaa siten samalla työntekijöiden tehokkuutta. Lisäksi yhdessäolo rennossa ilmapiirissä vahvistaa yhteishenkeä.
Neuvotteluhuoneet suurempiin ja virallisiin kokoontumisiin
Suuri, perinteinen neuvotteluhuone on hyvä valinta asiakastapaamisiin ja johtoryhmän kokouksiin. Neuvotteluhuone kannattaa kuitenkin kalustaa joustavasti, jotta tila on hyödyksi myös muissa tilanteissa. Valitse esimerkiksi suuren neuvottelupöydän sijaan monia pienempiä kokoontaitettavia pöytiä, jolloin kokoustila on helppo kalustaa uudelleen erityyppisiin kokouksiin, kuten aivoriihiin ja ryhmätyöskentelyä varten.
Kokouskalustusta kannattaa täydentää siirrettävillä lasikirjoitustauluilla seinään kiinnitettävien valkotaulujen lisäksi. Näin ryhmätyö helpottuu. Jos valitset pinottavat tuolit, ne voidaan helposti siirtää syrjään, kun niitä ei tarvita.
Pienet kokoushuoneet palavereille ja yhteistyölle
Työviikkoon voi kuulua monia erilaisia kokouksia, yksityisistä keskusteluista aivoriihiin ja lyhyisiin katsauksiin – ja monet näistä kokouksista ovat käynnissä samanaikaisesti. Siksi tiloissa on hyvä olla monia pieniä kokoushuoneita. Nämä on hyvä sijoittaa työpisteiden lähettyville, jotta ei synny turhaa liikennettä toimitilojen läpi.
Pienet kokoushuoneet sopivat hyvin myös intensiiviseen yksilötyöhön ja digitaalisiin kokouksiin. Näin mahdollinen puhe ei häiritse avoimessa toimistossa olevia työntekijöitä.
AJ Tuotteet on solminut yhteistyösopimuksen Muotolevyn kanssa Module-tuotemerkin jällenmyynnistä. Module-äänieristetyt kopit mahdollistavat tehokkaan työnteon, yhteistyön ja keskittymisen myös haastavissa avo- ja monitilatoimistoissa. Lue lisää vetäytymistiloista tästä.
Monitilatoimisto vaihteleviin työtehtäviin ja yhteistyöhön
Tehdäänkö yrityksessäsi niin etä- kuin toimistotyötä? Silloin monitilatoimisto, jossa ei ole kiinteitä työpisteitä, on toimiva ratkaisu joustavuuden ja monikäyttöisyyden kannalta. Työntekijä voi valita vapaan pöydän aamulla ja tehdä siinä töitä loppupäivän. Avoin kalustus ilman suurempia tilanjakajia sopii myös kiinteisiin työpisteisin, joissa työntekijät tekevät tiiviisti töitä yhdessä ja vuorovaikutusta tarvitaan. Molemmissa tapauksissa erillinen kokouspaikka on hyödyllinen. Se kannattaa sijoittaa työpisteiden läheisyyteen. Näin voidaan helposti pitää pikapalavereita eri asioista ilman, että häiritään muita työntekijöitä. Tulostimet ja kahviautomaatit kannattaa sijoittaa keskelle tilaa parhaan ihmisvirran ja tehokkuuden takaamiseksi. Lue vinkkimme älykkääseen toimistosäilytykseen.
Avoimesta tilasta henkilökohtaisempi
Viihtyvyys kannattaa huomioida avo- ja monitilatoimistossa. Jaa tilaa säilytyskalusteilla ja lattiasermeillä yksityisyyden lisäämiseksi. Mattoja ja akustiikkapaneeleita voidaan käyttää miellyttävän äänimaiseman luomiseksi.
Täydennä avotoimistoa hiljaisilla työtiloilla tai nk. puhelinkopeilla (ks. Modulen vetäytymistilat), joissa voidaan pitää puheluita rauhassa ja muita häiritsemättä.
Päivänvaloa kannattaa hyödyntää kalustuksessa ja tarvittaessa lisätä työvalaistusta talvea ajatellen. Työpöydät ja näytöt kannattaa sijoittaa niin, että valo tulee päädystä, jolloin heijastuksia ei synny niin paljon.
Pienet työtilat intensiiviseen työntekoon
Löytyykö toimistotiloista erillisiä työhuoneita? Ne kannattaa ensisijaisesti antaa työntekijöille, joiden pitää pystyä keskittymään kunnolla ilman suurempia keskeytyksiä työpäivän aikana. Ne voidaan antaa myös heille, joilla on tarve kiinteille työpisteille.
Työhuoneisiin voidaan sijoittaa monta henkilöä riippuen tilojen koosta. Tällöin kannattaa kuitenkin miettiä tarkkaan, keitä laitetaan samaan tilaan. On hyvä, jos samassa tilassa työskentelevät henkilöt tekevät samantyyppistä työtä ja heidän siten pitää pystyä keskittymään yhtä paljon.
Monikäyttöistä taukotilaa käytetään enemmän
Käytetäänkö yrityksessäsi taukotilaa muutaman kerran päivässä taukoihin ja energian lataamiseen? Muuten se seisoo tyhjillään? Silloin tilaa ei välttämättä hyödynnetä tarpeeksi. Vain muutamalla täydennyksellä – kuten kirjotustauluilla, tekstiileillä ja lattiasermeillä – tilaa voitaisiin hyödyntää aamusta iltaan. Tuloksena on monikäyttöinen ja joustava taukotila, joka taukojen ja jutustelun ohella tarjoaa mahdollisuuden erilaisiin kokouksiin ja yksilötehtäviin.
Mieti toimintoja, ihmisvirtoja ja joustavuutta
Hyvin suunnitellussa toimistossa on keskitytty toimintoihin, ihmisvirtoihin ja joustavaan kalustukseen. Kun mietitään tarkkaan, mitä toimistossa tehdään, miten ihmiset liikkuvat tiloissa ja miten samaa aluetta voidaan hyödyntää eri asioihin, toimistosta saadaan toimiva kokonaisuus. Kun toimitilat jaetaan eri vyöhykkeisiin sen mukaan, minkälaista työtä niissä tehdään ja paljonko niissä pitää pystyä keskittymään – erilaiset työtehtävät, erityyppiset kokoukset sekä rentoutuminen – niin kaikelle ja kaikille löytyy tilaa toimistosta.
Kaipaatko apua toimiston suunnitteluun? Ole yhteydessä asiantuntevaan projektipalveluumme.
